Importeren
Inhoud
Section titled “Inhoud”Algemeen
Section titled “Algemeen”Bij importeren kunnen data uit een ander systeem ingeladen worden in Easydus. De bron kan zijn een bestaande Excel lijst, of bijvoorbeeld lijsten uit een CRM of ERP pakket of een financieel pakket.
Te importeren data in formulier:
- Tekstvragen kort en lang
- Email vragen
- Meerkeuzevragen
- Tellervragen
- Datumvragen
- Vinkvragen datum/tijd, datum en vink, geëxporteerd uit een ander Easydus project.
Aandachtspunten voor de te importeren file:
- Numeriek. Bij een numerieke vraag mogen er alleen getallen in staan en maximaal een punt of een komma. Beide worden vertaald naar de separator om de gehele getallen te scheiden van de breuken
- Meerkeuze. Bij het importeren in meerkeuzevragen worden niet bestaande antwoorden direct aangemaakt door het systeem. Is dit niet wenselijk schoon dan eerst de lijst voor importeren op.
- Email: Import van een emailvraag kan alleen met een geldig emailadres:
naam@organisastie.extensie. Er mogen geen spaties in het adres staan. - Teller: Als de import waarden bevat die buiten een in een tellervraag gedefinieerde range ligt, mislukt de import. Pas dus vooraf of de file aan of de range in de vraag.
- Vinkvragen “tijd”: Deze moeten voor exporteren en importeren eerst omgezet worden naar een datum tijd vraag. Na de operatie kan de vraag gewijzigd worden naar vinkvraag-tijd.
- Vinkvragen “vink”: Deze kunnen worden geïmporteerd middels 0 (geen vink) of 1 (vink). Of via een datum-tijd: datum-tijd (vink), leeg:geen datum-tijd (geen vink).
Importeren met Excel
Section titled “Importeren met Excel”Excel import is mogelijk, zorg ervoor dat de datatypes van Excel goed overeenkomen met de eisen die Easydus stelt aan datavelden. Bij het importeren krijg je als deze velden niet voldoen een waarschuwing welke dat zijn, ook als Excel ze wel toelaat. Je kan dan beslissen deze te herstellen in je Excel sheet of te negeren. In dat laatste geval worden de velden leeg gelaten in Easydus. Zie verder bij koppelen van kolommen.
Importeren met CSV formaat
Section titled “Importeren met CSV formaat”De export van CSV files kunnen sterk verschillen afhankelijk van de bron van de export: de meest gebruikte character encodings zijn Windows-1252 en UTF-8. Waarschuwing: Exporteer je direct in CSV vanuit Easydus of vanuit een CRM systeem: importeer de download dan zonder eerst te openen in Excel in Easydus. Excel heeft de neiging tekens toe te voegen die de correcte werking verhinderen. Ook worden leestekens door Excel vaak verkeerd weergeven bij vertaling naar een CSV bestand. Worden jouw gegevens uit verschillende bestanden samengevoegd dan loop je het risico dat onderliggend er zelfs in Excel op regelniveau verschillende formaten gebruikt worden. Het kan dan beter deze bestanden separaat te importeren in Easydus en niet eerst samen te voegen.
Om een Excel file om te zetten in een CSV bestand kies je voor “Opslaan als”, en binnen indeling voor “Door lijstscheidingstekens gescheiden Windows-tekst (.CSV). Als je ervoor kiest om een .CSV te uploaden kun je deze selecteren door op de ‘Browse…’ knop te drukken; je krijgt dan een venster waar je je het bestand op je computer kunt opzoeken.
Na uploaden kun je 4 keuzes maken
- Kies het gewenste datum formaat
- Sla het gewenste aantal kopregels over
- Kies de separator
- Kies de CSV character encoding
Bepaal het datumformat van import in de bovenste roller. Of gebruik een ISO8601 notatie. De eerste wijze wordt door Excel vaak anders gerepresenteerd door je lokale computer instellingen. Export vanuit Easydus kan altijd in een ander project worden geïmporteerd.
Geef aan hoeveel rijen van je CSV bestand je wil overslaan (meestal 0 rijen als u geen kolomhoofden heeft of 1 rij als je wel kolomhoofden gebruikt. Belangrijk is het om deze headings te verwijderen omdat je import bij bijvoorbeeld teller, vink en emailvragen op de headers mislukken.
Zodra je dit hebt gedaan moet je kiezen uit 4 soorten scheiding tekens.
;(puntkomma),(komma)-(staand streepje):(dubbele punt)
In de meeste gevallen zal de ; puntkomma, welke als standaard getoond wordt, het gebruikte scheidingsteken zijn.
Kies de character encoding. By default is dit Microsoft-1252. Wanneer het niet werkt probeer UTF-8, anders mail de Easydus helpdesk.
Koppelen van de kolommen
Section titled “Koppelen van de kolommen”Koppel nu maximaal 1 Easydus variabele (kolom in de Easydus database) per rij aan een rij uit jouw CSV bestand. Na het importeren worden de kolommen van het bestand gewijzigd in rijen. Als dezelfde kopteksten worden gebruikt in het CSV bestand als de variabele naam van een vraag in Easydus kan het koppelen automatisch gedaan worden. Dat kan gebeuren door na de import de knop Automatisch koppelen in te drukken in de blauwe balk. Deze toepassing is met name van belang wanneer je vaker projecten koppelt vanuit een CRM, ERP of ledenadministratie pakket. Als de koptekst een spatie in de naam bevat dan kunt de naam van de variabele in Easydus een underscore geven om automatisch te laten koppelen.
Voor het definitief importeren wordt er een check gedaan op het te importeren CSV bestand. De eerste vijf rijen worden getoond om te laten zien of je de juiste separator heeft ingesteld. Ook worden checks gedaan per vraagtype. Probleem wordt getoond door een oranje balk met daarin de plaats van het probleem in de spreadsheet. Je krijgt nu de optie de problemen te negeren of de import te stoppen. Vaak is het beter eerst de problemen op te lossen, het werkt vaak sneller dat te doen in je originele bestand of bestanden dan in Easydus. Als je toch wil negeren, vink dat dan aan.