Stappenplan

Alvorens concreet met de inrichting van een project te beginnen, is het essentieel om precies te bedenken wat je met je klant wilt communiceren en wat je van je klant geregistreerd wilt zien. Vervolgens moet je bedenken wat je met die gegevens allemaal zou willen doen. Maar … ga gerust direct aan de slag want wijzigingen zijn op ieder moment te realiseren, ook tijdens de loop van een project.

Opgepast

Denk er aan dat voorlopig alleen Google Chrome, Firefox en IE 11 kan worden gebruikt. Andere browsers worden niet door ons ondersteund op dit moment.

• Stap 1 = Inloggen
• Stap 2 = Inrichten
• Stap 3 = Controleren
• Stap 4 = Testen
• Stap 5 = Invoeren
• Stap 6 = Publiceren
• Stap 7 = Beheren

Stap 1 = inloggen

Je logt in via de website van Easydus: www.easydus.com. Je gebruikt dan automatisch de laatste versie van Easydus Je kan ook een shortcut maken op en met: https://app.easydus.com/login/ LET OP: het is dan wel noodzakelijk deze in de bladmanager zelf op te slaan. In de browserbalk verspring de login namelijk meteen naar de laatste versie. Als je deze zou opslaan in je bladwijzermanager heb je dus niet automatisch de laatste versie en zullen er ongetwijfeld problemen met de functionaliteit ontstaan.

Dan emailadres en wachtwoord. –meer info– De combinatie ‘emailadres/wachtwoord’ bepaalt welke klanten en projecten je te zien krijgt en welke rechten je daar op hebt. Alleen ‘systeembeheerders’ kunnen gebruikers aanmaken en deze –bepaalde rollen (rechten)– geven.

Na inloggen in het systeem kom je op een vrij lege pagina waar je rechtsboven in de roze balk gebruiker en project moet kiezen alvorens je met het systeem kunt starten. Als er nog geen project is moet dat eerst worden aangemaakt –instructies voor aanmaken van project–.

Stap 2 = inrichten

Dan kun je je project(en) gaan inrichten.

• Begin met –het maken van het frontend formulier– door de vragen één voor één toe te voegen. De uiteindelijke volgorde kan later worden bepaald door de vragen te slepen naar de juiste plek.
• Vul boven het frontend formulier bij ‘instellingen’ de noodzakelijke gegevens in behorende bij het formulier.
• Maak dan het backend formulier aan, wat nodig is om gegevens te beheren die bij het project horen (deze velden kunnen ook op een later tijdstip worden aangemaakt). Bijvoorbeeld admin velden of informatie die niet zichtbaar is voor respondenten.
• Doe dan alvast een testinschrijving (onderaan in menu ‘invoer’). Deze inschrijving word later gebruikt om de verschillende voorbeelden te genereren.
• Dan dienen de noodzakelijke emails en schermberichten te worden aangemaakt. Een schermbericht met de aktie ‘inschrijving’ is verplicht om het systeem te laten werken. Na het invullen van het formulier moet een inschrijver namelijk een schermbericht te zien krijgen dat aangeeft dat het invullen is gelukt. Andere schermberichten zijn optioneel. Als je in een schermbericht en/of email de ?betaal_Link? gebruikt geeft dit per definitie aan dat u gebruik gaat maken van het betaalsysteem en zijn er nog een aantal schermberichten verplicht die te maken hebben met de betaalprocedure.
• Als je bij bepaalde emails documenten/facturen als bijlage wilt meesturen, moet je deze eerst aanmaken en/of uploaden in het menu ‘documenten’. Je kunt wel alvast de email voorbereiden en er later de bijlage bij opgeven.

Stap 3 = controleren

Als bepaalde elementen die noodzakelijk zijn voor het functioneren van het project niet, of niet correct, zijn aangemaakt zie je dit rechtsboven in de roze balk. Er staat een rood gevarendriehoek met het aantal van de dwingende fouten en/of een donkerrode cirkel met een uitroepteken met het aantal waarschuwingen. Als je daar op klikt opent een scherm waar de noodzakelijke aanpassingen die je moet doen staan uitgelegd. Bij klikken op de vergrootglaasje die je daar ziet wordt je naar de juiste plek gebracht waar de aanpassingen moeten worden gedaan. Totdat deze handelingen zijn gedaan is het niet mogelijk om een project in de ‘Openmodus’ te zetten en aan te bieden aan respondenten.

Stap 4 = testen

Als je tevreden bent met je formulier(en) moet er eerst uitvoerig worden getest Hiervoor moet het project in de ‘Testmodus’ staan. Als ‘default’ staat een nieuw project altijd in de ‘Testmodus’. Je kunt hierin testinschrijvingen doen via het ‘invoer’-icoon onder in het linker menu. Er worden nu geen emails verstuurd naar de respondent. Om te zien of een email er ook in je emailclient correct uit ziet, kun je deze versturen vanuit het ‘Voorbeeld’ bij de betreffende email en daar linksboven je emailadres invullen en op ‘testSend’ drukken. Nu ontvang je een voorbeeld van de email op je eigen e-mailadres.

Stap 5 = beschikbare data invoeren

Bij ‘Uploads’ in het menu kun je je eigen CSV bestanden in het project inlezen en koppelen aan de door jezelf aangemaakte velden van frontend formulier en/of beheervelden. Upload-vragen, teller-vragen, vinkvragen, datumvragen en markeer/check vragen kunnen niet als zodanig worden gekoppeld. Deze zijn alleen te koppelen door ze aan een tekstvraag toe te wijzen waardoor de specifieke functionaliteit vervalt, maar de data wel inzichtelijk is gemaakt. Door in een email de link aan te bieden naar het vooringevulde formulier ‘Registratielink - Naar vooringevuld frontend-formulier’ (invitedLink) hoeven inschrijvers dan alleen nog die vragen in te vullen die niet vooraf al bekend waren.

Stap 6 = publiceren

Stel het formulier beschikbaar (Publiceren) aan respondenten via 1 van de 3 manieren. In eigen website, of op onze beveiligde servers met een ‘link’ daarheen in een email of op een website.

Uitgebreide instructies zijn te vinden op de volgende pagina: publiceren.

Stap 7 = beheren

Het leukste onderdeel van Easydus, namenlijk het beheren van het project, kan beginnen zodra de inschrijvingen beginnen te lopen.

Bij ‘Overzichten’ kun je overzichten aanmaken die geheel op maat inzicht geven over het verloop van het project. Je kunt naar believen markeer/check velden aanmaken om even een bepaalde stand van zaken aan te vinken en als overzicht te publiceren of gewoon om even iets voor jezelf te verduidelijken, zoals b.v. bij aankomst van de respondent. Aanvinken van een markeer/check-knop met datum/tijd geeft direct een compleet inzicht in wie wanneer is binnengekomen. Overzichten kunnen ook inzicht geven in zaken zoals aantallen respondenten die zich hebben opgegeven voor specifieke activiteiten, wie heeft wél en wie nog niet betaald etc.

Samenwerken doe je middels het toekennen van rechten aan gebruikers. Informeren door het uitdelen van html- en/of csv-links van overzichten bij ‘Overzichten’ aan samenwerkende instanties, b.v. catering. De betreffende ‘links’ hiervoor zijn bij het overzicht in Overzichten te selecteren waarna ze als ‘link’ in een email naar de controlerende persoon kunnen worden gestuurd of (bij de keuze voor html) ook aangeboden kunnen worden via een ‘link’ naar een webpagina. Zodoende zijn de betroffen instanties zonder je tussenkomst constant up-to-date.

Het is ook heel gebruikelijk om excellijsten te produceren vanuit het systeem (Overzichten) van waaruit verschillende zaken kunnen worden afgehandeld, zoals het printen van naambadges, etc.

Ook is het heel gemakkelijk om in de beheervelden bepaalde zaken aan een inschrijver toe te kennen, b.v. tijd en plaats van gewenste aankomst, etc. en deze gegevens dan via automatische en/of handmatige emails met de inschrijver te communiceren.