Data invoeren, importeren, bekijken, aanpassen en downloaden

• Op welke manieren kan ik data invoeren in Easydus?
• Hoe importeer ik contacten of data in Easydus?
• Hoe los je foutmeldingen op bij het importeren van data?
• Hoe voer ik extra nieuwe contacten of data handmatig in?
• Hoe wijzig ik data of voeg ik data toe aan een registratie of record?
• Hoe kan ik zien welke e-mails / facturen of QR Tickets naar een persoon zijn gestuurd?
• Hoe download ik data uit Easydus?

Op welke manieren kan ik data invoeren in Easydus?

In Easydus kun je op verschillende manieren data invoeren. Dit kan via:

• Een extern Easydus Webformulier. Dit kan als een Webformulier (op een website of een link in een e-mail) in gebruik is voor bijvoorbeeld registratie.
• Na inloggen in Easydus en in het menu Item ‘Invoeren’
• Importeren van data vanuit een Excel bestand of .csv bestand.
• Via een koppeling met een extern systeem. Dit kan via de API van Easydus met een andere extern systeem zoals een CRM. Neem hiervoor contact op Easydus.

Hoe importeer ik contacten of data in Easydus?

In Easydus kun je data importeren vanuit een excel bestand of een .csv bestand. De methode hierbij is dat je de veldnamen in Easydus koppelt aan de kolomnamen in een excel bestand. Belangrijk daarbij is dat je zoveel mogelijk probeert om de namen in excel gelijk te maken aan de veldnamen aan in Easydus. Hierdoor maak je het jezelf gemakkelijker bij de import.

Voer de volgende stappen uit om data te importeren in Easydus:

1. Ga naar ‘Invoeren’ in menu items ‘Data | Resultaten’
2. Bovenaan zie je nu ‘Importeren’ staan. Klik hier ‘Importeren’.
3. Druk nu op ‘bestand kiezen’. Selecteer het bestand dat u wilt importeren.
4. Na de selectie ziet u links een aantal velden. Ga naar Eerste rij overslaan en voer het aantal rijen in dat u wilt overslaan bij importeren. Vaak is dit 1 rij omdat dat de namen zijn van de kolommen in excel. Als er meer rijen zijn die u wilt overslaan voert u dat aantal in.
5. Nu kunt u bovenaan de velden van Easydus koppelen aan de kolommen in excel. Ga naar ‘Koppelen’ en selecteer het veld dat u wilt koppelen aan de excel kolommen. Dit doet u voor elk veld dat u wilt koppelen en importeren. Als de veldnamen van Easydus (grotendeels) hetzelfde zijn als die in excel, dan kunt u ook de velden Automatisch Koppelen door ‘Automatisch koppelen’ te drukken.
6. Nadat u alle velden heeft gekoppeld drukt u op ‘Import’ en alle data wordt dan geïmporteerd. Als alles goed is gegaan, dan verschijnt rechtsonder een groen vinkje. U kunt nu in de overzichten (bij Records) de data bekijken.

Hoe los je foutmeldingen op bij het importeren van data?

Tips bij eventuele foutmeldingen bij het importeren:

• Foutmelding in een e-mail adres: Check de e-mail adressen in de excel. Als er bijvoorbeeld aan het einde van e-mail adres een spatie staat of als er lettertekens in staan die niet in een e-mail adres horen, dan krijg je een foutmelding. Check dus het e-mail adres op tekens die niet in een e-mail adres horen.
• Foutmelding in een datumveld: zorg ervoor dat het datumveld in excel dezelfde indeling heeft als Easydus. Dit kun je in excel aanpassen door het veldformaat aan te passen.
• Foutmelding bij een keuze veld: zorg ervoor dat de keuzes in Easydus EXACT aansluiten bij de velden in de kolommen. De keuzes in de kolommen in excel moeten exact hetzelfde zijn, dus check elke karakter en zelfs spaties.

Hoe voer ik extra nieuwe contacten of data handmatig in?

In Easydus kun je data handmatig invoeren op een formulier. Dit geldt voor alle velden die beschikbaar zijn op alle formulieren. Ga hiervoor naar:

1. ‘Invoeren’ op het menu items ‘Overzichten | Resultaten’.
2. Voer de velden die ingevoerd moeten worden.
3. Druk op ‘Opslaan’ om de data op te slaan. De nieuwe record kunt u nu terugvinden in de overzichten.

Let op: voor data wijzigen in bestaande records (dus geen nieuwe) dient u in de overzichten het record te openen en daar de data te wijzigen.

Hoe wijzig ik data of voeg ik data toe aan een registratie of record?

In de overzichten kunt u data van bijvoorbeeld contacten of registraties wijzigen. Voer de volgende stappen uit voor de wijzigingen:

1. Ga in ‘Data | Resultaten’ naar het menu-item ‘Overzichten’.
2. Ga naar het overzicht waarin u de data wilt wijzigen.
3. Het is mogelijk om te zoeken in de kolommen die in het overzicht staan, bovenin de kolomtitel kunt u een zoekwoord intypen waarop in die kolom gezocht kan worden, bijv. op Naam of E-mailadres. Alle gevonden resultaten blijven dan in het overzicht staan.
4. Klik op het betreffende record om deze te openen, er opent nu een detailscherm met alle gegevens van deze persoon/dit record. Alle data kan hier gewijzigd worden. Wijzig of voeg data toe en klik bovenin op ‘Opslaan’ om de wijzigingen te bewaren.

Mocht u meer data/personen moeten wijzigen, kunt u dat ook direct vanuit de tabel doen.

1. Zorg dan dat u een overzicht geopend heeft.
2. Zorg ook dat de data die u wilt aanpassen (op de juiste plek) in het overzicht staat, staat deze nu niet in het overzicht, voeg de kolom dan toe bovenin via de tab ‘Aanpassen’. Hebt u een kolom toegevoegd, klik bovenin dat terug op de tab ‘Overzicht’ om in het overzicht terecht te komen.
3. Bovenin de blauwe balk ziet u een veld met daarin ‘Openen’, die kunt u wisselen naar ‘Aanpassen’, waardoor alle data te zien is in het overzicht te wijzigen is door er direct op te klikken.
4. Klik dus op bijv. de naam of een emailadres, en het veld wordt actief om te typen.
5. De wijzigingen worden opgeslagen door op ENTER te drukken, of door ergens buiten het veld te klikken met uw muis.
6. Let op, er zijn een aantal veldtypes die niet te wijzigen zijn vanuit de tabel, deze dient u te wijzigen door het record open te klikken via het vergrootglas-icoon.

Hoe kan ik zien welke e-mails / facturen of QR Tickets naar een persoon zijn gestuurd?

In Easydus kun je netzoals een CRM alle informatie rondom bijvoorbeeld een contact of registratie terugvinden. Dit kunnen bijvoorbeeld facturen zijn, QR Tickets of andere documenten. Ook kunt de e-mails terugvinden die verstuurd zijn in deze registratie. Om alle informatie terug te vinden van een registratie voert u de volgende stappen uit:

1. Ga naar Overzichten in ‘Data | Resultaten’ menu.
2. Ga naar het overzicht waarin u de data wilt wijzigen.
3. Klik op het record waarvan u de data wilt bekijken. U ziet bovenaan het menu ‘Data’, ‘E-mails’, ‘Nieuw e-mails’, ‘Documenten’ en ‘Previews Documenten’:
   • ‘Data’: Hier wijzigt u data van een registratie.
   • ‘E-mails’: Hier kunt u alle e-mails die verstuurt zijn bekijken. Klik op de specifieke e-mail om de details te bekijken.
   • ‘Nieuw e-mails’: Hier kunt u een nieuwe e-mail versturen. Klik op het e-mail template die u wilt versturen.
   • ‘Documenten’: Hier kunt u alle documenten die verstuurd zijn naar deze registratie.
   • ‘Previews Documenten’: Hier kunt u een document als voorbeeld bekijken voordat u hem bijvoorbeeld wilt versturen.

Hoe download ik data uit Easydus?

In Easydus kun je op elk moment data vanuit een overzichten downloaden naar een excel of .csv bestand. Voer hiervoor de volgende stappen uit:

1. Ga naar Overzichten in ‘Data | Resultaten’ menu.
2. Ga naar het overzicht waarin u de data wilt downloaden.
3. Druk rechtsboven op Download als u alle data / registraties in dit overzicht wilt downloaden. Als u specifieke registraties wilt downloaden, dan klikt u eerst die registraties aan. Deze kunt u links van de Overzichten aanklikken. Hierna kunt u op Excel drukken of op .csv bestand drukken om het bestand te downloaden. Het excel of .csv verschijnt nu links onderin beeld in uw browser.