E-mails versturen

Met deze pagina verstuur je een email template naar een groep records tegelijk, bijvoorbeeld een herinnering aan alle respondenten die zich hebben aangemeld. Easydus vult de e-mail voor elk record in met de gegevens van dat record.

Een e-mail versturen

1. Open in je project een overzicht en vink de records aan die de e-mail moeten krijgen. Wil je iedereen in het overzicht mailen, vink dan het vakje bovenaan de tabel aan.
2. Klik op Verstuur email. Heb je meer dan één record aangevinkt, dan vraagt Easydus eerst om het aantal records te typen. Typ je een ander getal, dan gebeurt er niets.
3. Het scherm opent met de e-mail die je wilt versturen. Pas de e-mail zo nodig aan voor deze verzending. Wijzigingen gelden alleen voor deze verzending; het template zelf verandert niet.
4. Klik op Preview email en bekijk de e-mail met de gegevens van een van de records.
5. Klik op Send.

Opgepast

Send verstuurt de e-mail meteen naar alle geselecteerde records. Je kunt dat niet terugdraaien. Controleer eerst de ontvangers, het onderwerp en de tekst met Preview email.

De knoppen bovenaan

• Back: terug naar het overzicht, zonder te versturen.
• Send: verstuurt de e-mail naar de geselecteerde records. De knop is grijs zolang een verplicht veld leeg is of een veld een ongeldige waarde heeft, en terwijl de e-mail wordt verstuurd.
• Preview email: opent het venster Email preview. Zie hieronder.
• Preview attachment: toont een bijlage zoals hij voor een record wordt gemaakt. De knop is grijs als het template geen bijlagen heeft.

De e-mail aanpassen

De velden zijn dezelfde als in de editor van een email template: Settings links, To, CC, BCC, Subject, Attachments en de tekst in het midden, de variabelen rechts. Wat elk veld doet, lees je bij Email templates. Twee verschillen:

• Het veld Template name ontbreekt, en er zijn geen knoppen Save, Copy en Delete. Je bewaart hier niets.
• Zet je in To een variabele zoals ?email?, dan gaat de e-mail naar het adres van elk record afzonderlijk.

Bekijken voor je verstuurt

1. Klik op Preview email.
2. Je ziet de e-mail met de gegevens van een record. Met de pijltjes naast Record ID blader je naar een ander record, of je typt zelf een nummer.

Opgepast

In dit venster staat ook Send test (does not send attachments). Die knop verstuurt een echte e-mail naar het adres in het veld ernaast, niet naar de geselecteerde records. Alleen bekijken verstuurt niets.

Wat er gebeurt na Send

• Easydus controleert eerst de bijlagen. Zit er een fout in een factuurtemplate, dan krijg je een melding die begint met Sending failed en wordt er niets verstuurd.
• Is alles goed, dan zet Easydus de verzending in de wachtrij en maakt een achtergrondproces de e-mails aan en verstuurt ze. Dat gebeurt dus niet op het moment dat je klikt.
• Een e-mail met een afmeldlink krijgt die alleen als je naar meer dan één record mailt.
• Een ontvanger die zich heeft afgemeld voor de Unsubscribe list van het template, krijgt de e-mail niet. Adressen waarvan eerder een e-mail is teruggekomen, ook niet.
• Per e-mail zie je later de status onder Emails verzonden.