Documenten hergenereren
1. Hetzelfde document nog een keer versturen
Als u hetzelfde document in PDF nog eens wil versturen kunt u dat doen met elke emailtemplate. Dus bijvoorbeeld een betaling-herinnering zal meestal een kopie bevatten van de reeds verstuurde factuur.
2. Nieuw document (met wijzigingen) versturen
Dat ligt anders als er wijzigingen zijn:
- Het document is aangepast
- De data van de respondent is aangepast
Stappen:
-
Crediteren (alleen bij facturen - wanneer de financiele administratie niet bijgehouden wordt in Easydus, en het dus niet uitmaakt hoeveel facturen/bedragen er worden gefactureerd, kun je deze stap ook overslaan.)
Zorg dat er een creditfactuur bestaat, en deze creditfactuur gekoppeld is aan een e-mailtemplate. De eerste stap bij een wijziging van een factuur is dus het versturen van de creditnota. Zorg dat er dus nog géén data is aangepast. De creditnota moet er in dezelfde staat worden gegenereerd als de factuur hiervoor. Voorbeeld; Er is een factuur van €50,- uitgegegaan. Nu moet de factuur op een ander adres gefactureerd worden. De creditnota moet dus nog naar het oude adres gestuurd worden. Pas dus nog niets aan en verstuur alleen de creditnota. In de volgende stap ga je pas data aanpassen.
-
Data aanpassen
In deze stap verander je de data van de respondent of van het document. Je zorgt bijv. dat het factuur adres wordt aangepast of dat er door een bepaalde keuze A/B/C er een ander factuurbedrag kan worden berekend. Vergeet de wijzigingen niet op te slaan!
-
Versturen van het nieuwe document (hergenereren)
In de laatste stap verstuur je het nieuwe document. Zorg dat de wijzigingen in de stap hiervoor zijn opgeslagen. Ga daarna bovenin het record naar ‘Nieuwe e-mail’, Kies de emailtemplate met het betreffende document in de bijlage, vink in dit scherm (iets onder de bijlage) het vakje Hergenereer document aan.
Alléén dit vinkvakje zorgt ervoor dat het document met alle nieuwe wijzigingen wordt verzonden. Vink je dit niet aan, stuur je de oude versie van het document op zónder de nieuwe wijzigingen. Klik nu bovenin op Stuur, en de mail met gewijzigd document wordt verzonden.