Tips & Tricks

Inhoud

Gebruik van twee tabbladen
Afbeeldingen verkleinen
CSV exporteren
SPAM voorkomen
- Windows Live Hotmail
- GMail
Kolommen in email/schermbericht vanuit een spreadsheet
Ontdubbelen van emailadressen
Performance testing

Gebruik van twee tabbladen:

Als je veel moet switchen tussen menu items tijdens het inrichten of werken in Easydus, bijv. voor werken in overzichten, facturen, overnemen van data of condities of financiële rapportages, dupliceer dan je tabblad in je browser en zet twee schermen van Easydus naast elkaar open.

klik met je rechtermuisknop op het ene tabblad bovenin je browserbalk.
kies –> ‘tabblad dupliceren’

Naast je huidige pagina opent nu dezelfde pagina nogmaals. Surf hierop dan naar de juiste pagina en werk op deze manier een stuk efficiënter.

Je kunt beide tabbladen ook nog verdelen over je scherm, zodat je ze beide tegelijkertijd naast elkaar ziet.

Klik met je muis bovenin je browserbalk op het gewenste tabblad, en sleep deze tegen de linkerkant van je scherm.
Zodra je de muis los laat, verdeelt dat tabblad zich over de helft van het scherm
Hetzelfde doe je met je andere tabblad aan de rechterkant, en je hebt je 2 tabbladen naast elkaar staan, zodat je nóg gemakkelijker door kunt switchen.

Afbeeldingen verkleinen:

Wanneer je afbeeldingen wilt gebruiken in Easydus, let er dan op dat deze afbeeldingen niet té groot zijn. Vaak zijn afbeeldingen veel groter dan eigenlijk nodig is. Dit zorgt vrijwel altijd voor het erg langzaam laden van de pagina/de e-mail. Ook bij het opslaan/uploaden van afbeeldingen op recordniveau, is het altijd het beste om ervoor te zorgen dat deze afbeeldingen niet meer ruimte in beslag nemen dan nodig is. Lees hieronder hoe je gemakkelijk op elke pc je afbeeldingen kunt verkleinen met ‘Paint’, zodat ze dus ook minder ruimte innemen.

Open op je pc het programma Paint (wordt vrijwel altijd standaard meegeleverd)
Klik links boven op ‘Bestand’
Klik vervolgens op ‘Openen’
Zoek in dit scherm naar de foto die je wilt verkleinen en open de foto, de foto wordt nu op volledige grootte weergegeven.
Klik nu bovenin op de knop ‘Formaat wijzigen’.
In het volgende scherm is waarschijnlijk de optie ‘Percentage’ gekozen, kies voor de optie ‘Pixels’. De 2 velden eronder geven nu de werkelijke pixels aan van de afbeelding.
Het ligt er nu een beetje aan hoe groot je afbeelding moet worden. Wordt de afbeelding gebruikt als scherm vullende achtergrond afbeelding, pas de horizontale grootte dan aan tot max 1200 px. Wordt het een afbeelding die gebruikt moet worden boven in formulier of in een e-mail, dan is een horizontale grootte tussen de 300 en 600px vaak groot genoeg. Wanneer je de horizontale grootte bijvoorbeeld hebt aangepast naar 500px, moeten de verticale mee veranderen. Dit gebeurd automatisch wanneer de hoogte/breedte verhouding daaronder wordt behouden. Wanneer je na je wijziging op ‘OK’ klikt, zie je direct het resultaat op ware grootte. Check rechtsonderin of je beeldt op 100% staat om de ware grootte te zien.
Is de afbeelding nu te klein geworden, maak je wijziging dan eerst ongedaan (bovenin het pijl-icoontje naar links OF CTRL+Z op je toetsenbord) om terug te keren naar de originele grootte, vóórdat je het formaat opnieuw aanpast. Anders wordt de foto vanaf deze verkleinde pixels weer vergroot, wat een erg onscherp resultaat kan geven.
Wanneer je tevreden bent met het resultaat, sla de afbeelding op en upload je aangepaste afbeelding in je Easydus project –> menu-item ‘Afbeeldingen’.

CSV:

Allereerst is een CSV altijd bedoeld om direct te importeren in systemen. Een CSV is niet bedoeld om bijv. wijzigingen in aan te brengen via Excel. Gebruik hiervoor een Excel bestand, en sla na het wijzigen op als CSV, om de CSV vervolgens te uploaden. Sommige versies van sommige browsers en bepaalde taalinstellingen van de computer kunnen er voor zorgen dat een .CSV bestand niet netjes in kolommen kan worden weergegeven in Excel. Hieronder 2 manieren om dit op te lossen.

1) Tekst naar kolommen na openen in Excel

Open in Excel het bestand dat je hebt gedownload.
Selecteer alleen de eerste kolom (klik op A bovenin).
Kies Gegevens.
Kies Tekst naar kolommen.
Kies Gescheiden –> Volgende
Vink scheidingsteken aan (b.v. puntkomma’s) –> Volgende

Mocht er in één van de kolommen een datum voorkomen, klik dan op de desbetreffende kolom, zodat deze zwart wordt. Rechtsboven kun je Gegevenstype per kolom aanvinken Datum en kies dan jouw voorkeur voor een datumaanduiding. Klik vervolgens op Voltooien en je ziet vervolgens dat de gegevens keurig in aparte kolommen worden geplaatst.

2) Als bovenstaande niet mocht werken probeer de volgende manier.

Na het downloaden van het overzicht ga naar de map waarin het is opgeslagen en verander de extensie (letters na de punt) in .TXT (i.p.v. .CSV)
Negeer de waarschuwing.
Open Excel.
Klik op ‘Bestand openen’ en kies onderaan het menu by ‘Bestandstype:’ de bovenste optie ‘alle bestanden (*.*)’.
Selecteer het zojuist opgeslagen bestand (eventueel sorteren op datum zodat de laatste bovenaan staat).
Vervolg dan vanaf punt (2) van bovenstaande manier.

NB!! Grote tekstvelden (schuifbalk velden) waarin regels zijn overgeslagen of afgebroken geven onvoorspelbare resultaten. Wij raden daarom af om deze mee te nemen in een overzicht wat naar Excel moet worden geëxporteerd.

SPAM voorkomen:

DKIM/SPF instelling in je DNS (domeinnaamserver)

Een aanrader om te voorkomen dat je als spammer te boek komt te staan bij spamfilters is om in de DNS van je domeinnaam in te stellen dat Easydus expliciet toestemming heeft gekregen om met jouw domeinnaam emails te versturen. Hoe dit moet kun je — hier lezen —

E-mailadres toevoegen als veilige afzender

Om te voorkomen dat je ongewenste e-mailberichten (spam) ontvangt blokkeren een aantal providers berichten die afkomstig zijn van afzenders waarvan het e-mailadres niet in het adresboek van de ontvanger staat. Om er voor te zorgen dat een email wat via de mailserver van Easydus is verzonden niet in deze spambox verdwijnt moet dit worden toegevoegd in je adresboek en/of lijst met vertrouwde afzenders.

Hoe je dit moet doen in de verschillende emailprogramma’s leggen we hier uit

Windows Live Hotmail

Ons e-mailadres markeren als veilig:
Log-in.
Open ons e-mail bericht.
Klik “markeren als veilig”, bovenaan het bericht.
Ons e-mailadres toevoegen aan je contactpersonen:

Klik op de knop “Contactpersonen”.
Klik op de knop “Nieuw”.
Vul een gewenste naam in het veld “Snelnaam”.
Vul vervolgens ons e-mailadres () in het veld “Privé e-mailadres”.

GMail

Ons adres toevoegen aan je adresboek:

Open een e-mail bericht van ons.
Klik op het pijltje naast “Beantwoorden” (“Reply”).
Klik op “Afzender toevoegen aan lijst met contactpersonen” (“Add sender to contact list”).
Klik op “Afbeeldingen van afzender altijd weergeven” (“Always display images from this sender”).

Kolommen in email/schermbericht vanuit een spreadsheet:

Een spreadsheet tabel plakken in een email/schermbericht Soms is het gewenst om de inhoud van een schermbericht/email in een tabel te zetten om zodoende mooi uitgelijnde kolommen te krijgen. Hiervoor kun je in het menu van de editor via de tabellenikonen een lege tabel aanmaken en die vervolgens cel voor cel vullen.

Gemakkelijker is het vaak om dit vanuit een spreadsheet te realiseren omdat dit soort gegevens daar vaak vandaan komen en je dan niets handmatig hoeft over te typen.

Dit is vrij simpel te realiseren als volgt:
- Open – van Spreadsheet naar HTML-tabel – in een nieuwe tab (rechtermuis op link en ‘open in een nieuwe tab’)
- Ga naar je spreadsheet en selecteer de gewenste kolommen
- Ga naar het gereedschap en plak deze in het bovenste gedeelte
- Druk dan op de knop ‘convert’
- Selecteer alles (ctrl-a, ctrl-c) van het onderste vak ‘result’
- Ga terug naar de editor voor het betreffende schermbericht/email in het systeem
- Klik boven het menu van de editor op ‘<>’ (html code)
- Plak alles in dit veld (Ctrl-v)
- Ga terug met ‘<>’

Ontdubbelen van records in excel:

Vaak komt het voor dan een excellijst die wordt omgezet naar ‘door lijstscheidingstekens gescheiden CSV’ voor het importeren in Easydus veel dubbele data bevat vanwege het feit dat de gegevens vaak uit verschillende bronnen bij elkaar gezocht worden.

In Excel is dit dan vrij gemakkelijk te ontdubbelen als volgt:

Als er geen kopjes boven de velden staan moet je daar een regel voor toevoegen.
Selecteer de kolom met de dubbele gegevens (bijvoorbeeld email) en kies bij ‘data’ ‘filter’ ‘uitgebreid filter’ en zet een vinkje bij ‘alleen unieke records’. De Overzichten met dubbele emailadressen worden verborgen.
Dan kun je het resultaat in zijn geheel selecteren en kopieren/plakken naar een nieuwe werksheet (tabblad)
Vandaar kun je dan exporteren naar ‘lijstscheidingstekens gescheiden CSV’ om een nette lijst te hebben voor import.

https://www.youtube.com/watch?v=eRpc6e9PU6A

Performance testing

Wanneer Easydus langzamer wordt, kunnen een paar testen vertellen wat de meest waarschijnlijke oorzaak is. Wanneer het probleem opgelost wordt door:

Verversen van Easydus of de browser tab –> probleem waarschijnlijk Easydus software: contacteer de helpdesk
Herstarten van de browser door het sluiten van de browser –> probleem waarschijnlijk de browser, probeer een andere browser
Herstarten van de computer –> probleem waarschijnlijk dat een ander programma de computer overbelast.

Voer de testen uit in de volgorde van 1 naar 3.